Robotic Process Automation или RPA для краткости описывает автоматизированную обработку бизнес-процессов с помощью программных роботов.
В этой области автоматизации используемые роботы вручную копируют повторяющиеся рабочие шаги у людей, которые часто требуют очень много времени и в то же время подвержены ошибкам в процессе. Это включает, например, ввод или передачу данных в бэк-офисе.
Используются программные боты или роботы, которые, с одной стороны, могут получать доступ к системным компонентам и использовать их через интерфейсы, а с другой стороны, также управлять прикладным программным обеспечением. Таким образом, роботы выполняют действия, подобные человеческим, в пределах технологического ландшафта.
В результате RPA не только оптимизирует взаимодействие человека в пользовательском интерфейсе программных систем, но и постепенно оцифровывает эти пути взаимодействия. На практике отдельные задачи или полные процессы затем записываются и переносятся в отдельные программные сценарии или целые цепочки сценариев.
Эта технология сочетает в себе различные интерфейсы, такие как API, и взаимодействие с существующим пользовательским интерфейсом для запуска повторяющихся приложений.
Сценарии могут предоставляться и выполняться с разной продолжительностью или временем выполнения. Соответствующий файл среды выполнения называется ботом. дала свое название Robotic Process Automation.
Роботизированная автоматизация процессов и искусственный интеллект — две разные области.
RPA часто отождествляют с искусственным интеллектом (ИИ) или ошибочно путают с ним. Однако две технологии принципиально различаются и в лучшем случае даже дополняют друг друга. Разница заключается в соответствующей области применения и практической реализации:
- ИИ используется на основе данных.
- RPA — это приложение, управляемое процессами.
Боты RPA следуют процедурам, установленным программистами. Искусственный интеллект, с другой стороны, основан на существующих данных, например, для реструктуризации существующих шаблонов данных посредством машинного обучения или для распознавания шаблонов в неструктурированных объемах данных и извлечения уроков из них.
В сочетании роботизированная автоматизация процессов и ИИ выигрывают друг от друга, поскольку задачи в рамках процедур RPA могут быть более полностью автоматизированы за счет использования ИИ, а также возможны более сложные действия. ИИ, с другой стороны, поддерживается работой ботов, например, чтобы избежать ручного внедрения.
При выполнении приложений RPA работает автономно, поэтому действия могут выполняться независимо в программных системах.
Говоря об искусственном интеллекте, термин «алгоритм» используется снова и снова. В самом широком смысле под ним понимается фиксированная процедура, которая может решать разные задачи через отдельные последовательности, например в поисковом запросе в поиске Google.
Преимущества RPA: ручные процессы становятся более эффективными в долгосрочной перспективе
Роботизированная автоматизация процессов в основном используется для оптимизации существующих процессов и повышения их рентабельности и эффективности. Эта технология направлена на объединение ресурсоемких процессов в бэк-офисе посредством выполнения ботов на основе правил, высвобождая ресурсы для более сложных проектов и действий.
В долгосрочной перспективе это приводит к повышению рентабельности инвестиций и ускорению цифровизации в компаниях, внедряющих процессы на основе RPA. Еще одно следствие повышения степени автоматизации: нагрузка на команды снижается.
Это не только делает отдельных сотрудников более продуктивными, поскольку они могут выполнять работу, добавляющую ценность, но и постепенно повышает их удовлетворенность. Кроме того, на сотрудников могут быть возложены более сложные задачи, например те, которые требуют вмешательства человека.
Преимущества работы RPA как снаружи, так и внутри компании
- Низкие затраты на программирование : разработчикам не обязательно использовать RPA. Функции перетаскивания облегчают настройку программного обеспечения даже для менее технически опытных сотрудников.
- Снижение частоты ошибок : боты выполняют повторяющиеся действия в системах на основе сценариев. Таким образом, в долгосрочной перспективе устраняются источники человеческих ошибок. Здесь задачи, требующие высокого уровня точности — соответствия ключевым словам — предназначены для использования RPA.
- Улучшенные возможности контроля : с помощью RPA можно стандартизировать мониторинг и аудит, так что сценарии можно постепенно оптимизировать без особых дополнительных усилий.
- Постоянная функциональность : использование RPA не требует дополнительных систем, поэтому не обязательно интегрировать API. Поскольку боты работают на уровне представления существующих систем, существующие процессы не затрагиваются.
- Повышение удовлетворенности клиентов : боты не привязаны к времени обслуживания и поэтому могут обрабатывать запросы клиентов даже в непиковое время. Это позволяет компаниям работать круглосуточно, чтобы повысить удовлетворенность клиентов.
- Более высокая удовлетворенность сотрудников : устраняя часто повторяющиеся задачи, сотрудники могут не только сосредоточиться на других задачах с точки зрения эффективности и сложности; переезд также способствует высокой оценке работы и, таким образом, удовлетворению рабочей силы.
Компании, планирующие внедрить роботизированную автоматизацию процессов, должны соответствовать ряду основных требований. Потому что эта технология может обеспечить многообещающее повышение эффективности только в том случае, если доступны высококачественные данные и существует и существует четкая приверженность обоснованному управлению данными.
Примеры роботизированной автоматизации процессов
Действия RPA особенно подходят для отображения стандартизированных процессов в повседневных задачах. Сюда входят приложения, которые ежедневно используются в большинстве розничных и сервисных компаний. Практические примеры включают:
- все виды процессов заказа
- обработка обращений клиентов
- создание документов
- Учет заработной платы и ведение общих данных в организационных подразделениях
RPA предлагает огромные преимущества, особенно при контакте с клиентами. Поэтому это одна из областей, где приложение используется чаще всего. Это также связано с возросшими ожиданиями многих клиентов, которые в настоящее время ожидают, что их проблемы будут обработаны быстро, если не немедленно.
Положительные последствия автоматизации можно непосредственно увидеть в более быстром времени ответа на запросы клиентов и снижении подверженности ошибкам при обработке входящих писем клиентов или электронных писем.
Использование RPA также целесообразно с точки зрения затрат, поскольку снижение количества ошибок устраняет циклы постобработки. А повышение удовлетворенности клиентов также положительно влияет на их лояльность.
Автоматическая отправка форм
Например, одним из стандартных процессов в клиентском бизнесе, который также требует больших усилий вручную, является расторжение контракта. Это может быть автоматизировано с помощью RPA, так что принятие расторжения и последующая проверка и выполнение расторжения происходят автоматически.
Стандартные формы подтверждения увольнения теперь будут заполняться не сотрудниками, а заполняться и отправляться ботами. Все необходимые формы могут быть обработаны здесь.
Автоматически обрабатывать заказы
При размещении заказа создается целая серия документов, принадлежащих к стандартизированному пулу документов. Обычно это подтверждение заказа, за которым следует запрос на оплату. Затем создается и распечатывается накладная о доставке, после чего клиенту отправляется счет-фактура.
Процесс подтверждения заказа подходит для RPA, поскольку последовательность процесса создания документов и необходимых данных стандартизирована и поэтому может быть подготовлена в виде сценария и вызываться снова и снова.
Вывод: RPA полезен для компаний с надежным управлением данными.
Роботизированная автоматизация процессов может улучшить такие процессы, как общение с клиентами, что может оказать положительное влияние на удовлетворенность клиентов и эффективность затрат. Область удовлетворенности и лояльности сотрудников также является важным конкурентным фактором для многих компаний. Сокращение ручных и трудоемких действий сотрудников и вместо этого предложение более сложных и увлекательных задач может способствовать созданию позитивной рабочей среды и мотивации сотрудников.
Однако RPA не является решением всех проблем. Основные требования, такие как надлежащее качество данных и понимание темы управления данными, должны быть выполнены, чтобы автоматизация могла использоваться эффективно и результативно.
